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Que vérifier avant de bloquer une date de prestation pour un client ?

Cette checklist s'adresse aux DJ, photographes, vidéastes, animateurs et autres prestataires de l'événementiel qui reçoivent des demandes par message et finissent parfois par bloquer une date sur un simple accord verbal. Elle reprend, étape par étape, les points à vérifier avant d'envoyer un devis, avant de faire signer le contrat, au moment de l'acompte, puis jusqu'au solde. Elle prolonge les repères donnés dans nos articles sur l'intérêt d'un contrat écrit et sur la demande d'acompte. Imprimée ou gardée sur le téléphone, elle se coche pour chaque nouvelle demande.

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Checklist réservation de prestation

Date : ______________ Réalisé par : ____________________

Au premier contact avec le client

Noter la date, le lieu, le type d'événement et le nombre d'invités annoncés
Vérifier que la date est réellement libre dans l'agenda, y compris le temps de route
Demander les horaires souhaités, installation et démontage compris
Identifier qui est le client : particulier, entreprise, association ou agence
Repérer les besoins particuliers : extérieur, accès difficile, matériel à louer, second prestataire
Préciser au client que la date reste disponible tant que rien n'est signé ni versé

Avant d'envoyer le devis

Compter le temps réel de la prestation : sur place, préparation, déplacement, livraison
Vérifier que le prix couvre les frais engagés en amont et la rémunération visée
Détailler les options et les suppléments : heure supplémentaire, déplacement, matériel, second intervenant
Indiquer le montant de l'acompte, son échéance et le moment du solde
Fixer une date de validité du devis pour ne pas bloquer la date indéfiniment
Relire le devis avec les yeux du client : reste-t-il une ligne qu'il ne comprendrait pas ?

Avant d'envoyer le contrat

Vérifier que le contrat reprend exactement les éléments du devis accepté
Contrôler les mentions d'identification des deux parties, dont le numéro d'immatriculation du prestataire
Relire la clause d'annulation et de report, avec ses paliers selon le délai de prévenance
Vérifier la clause sur les conditions de travail sur place : repas, électricité, sécurité du matériel, stationnement
Pour un photographe ou un vidéaste, vérifier la clause sur le droit à l'image et la diffusion
Préciser la date limite de réponse au-delà de laquelle la date est libérée
S'assurer que le mot employé est bien acompte et non arrhes, en connaissant la différence

À la signature et à l'encaissement de l'acompte

Vérifier que le contrat est signé par la bonne personne, avec une trace datée de son accord
Contrôler que l'acompte reçu correspond au montant prévu au contrat
Envoyer une confirmation écrite au client : date bloquée, acompte reçu, solde attendu
Émettre la facture d'acompte si votre statut l'exige, à vérifier selon les textes en vigueur
Inscrire la prestation dans l'agenda avec le statut confirmé, et refuser les autres demandes sur la date
Classer le contrat signé et la preuve du paiement au même endroit, papier ou numérique

Dans les semaines qui précèdent le jour J

Reprendre contact avec le client pour confirmer les horaires, l'adresse exacte et le contact sur place
Relancer le solde si le contrat prévoit un règlement avant l'événement
Vérifier les besoins techniques du lieu : alimentation électrique, accès, horaires de fin autorisés
Noter les demandes particulières du client : morceaux, moments à ne pas manquer, personnes à photographier
Préparer un plan de secours en cas d'empêchement : remplaçant, matériel de rechange

Après la prestation, jusqu'au solde

Émettre la facture de solde dès la fin de la prestation, avec l'acompte déduit
Noter les prestations supplémentaires réalisées sur place et les facturer si le contrat le prévoit
Livrer ce qui a été promis dans le délai annoncé : photos, vidéo, enregistrement
Relancer le solde par écrit à l'échéance, avec une copie du contrat signé si besoin
Archiver le dossier complet : devis, contrat, factures, échanges écrits

Comment utiliser ce modèle

À cocher pour chaque demande dès le premier message, même quand le client est un proche ou une connaissance : ce sont souvent ces dates-là qui se perdent sans trace.
Le prestataire remplit la liste lui-même ; dans un studio ou un collectif, la personne qui gère les réservations la tient pour l'ensemble des intervenants.
Conserver la checklist avec le dossier de la prestation pendant toute la durée utile pour la comptabilité, puis la réutiliser comme trame pour la suivante.
Les points relatifs aux factures et aux mentions obligatoires dépendent de votre statut : à vérifier selon les textes en vigueur ou auprès de votre comptable.

Questions sur ce modèle

À partir de quel moment une date est-elle vraiment bloquée ?

Quand le contrat est signé et l'acompte reçu, pas avant. Un accord par message ou un devis accepté sans versement laisse le client libre de changer d'avis sans conséquence. Dites-le clairement dès le premier échange, cela évite les malentendus et accélère la réservation.

Faut-il vraiment tout cocher pour une petite prestation locale ?

Les sections peuvent être allégées pour une soirée de trois heures près de chez vous, mais le contrat signé et l'acompte restent la règle quel que soit le montant. C'est justement sur les petites dates que l'on renonce au contrat et que l'annulation de la veille fait le plus mal.

Comment utiliser cette checklist avec un outil de gestion ?

Beaucoup des points se retrouvent dans un outil comme PrestaContrat, qui enchaîne devis, contrat, signature et acompte, ou dans un tableur bien tenu. La checklist sert alors de contrôle final avant de confirmer la date, en particulier pour les vérifications qu'aucun logiciel ne fait à votre place, comme l'accès au lieu.